Pauschalen Inlandsreise

Dienstreisen gehören heute für viele Arbeitnehmer oder Selbständige zu ihrem Job. Im Steuerrecht werden alle Kosten, die während einer beruflich veranlassten Fahrt entstehen, als Reisekosten bezeichnet. Diese können als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden, jedoch nicht unbegrenzt. Arbeitgeber können ihren Angestellten die Reisekosten ohne Steuer- und SV-Pflicht erstatten, sie sind jedoch dazu nicht verpflichtet.

Zu den abrechnungsfähigen Reisekosten gehören

  • die Fahrtkosten
  • die Übernachtungskosten
  • die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand
  • angefallene Nebenkosten.

Für die dienstlichen Fahrten können sowohl der eigene PKW als auch öffentliche Verkehrsmittel eingesetzt werden. Tickets für Bus, Bahn, Flug oder Fähren können dem Reisenden in der tatsächlich entstandenen Höhe erstattet werden. Für Fahrten mit dem PKW werden je gefahrenem Kilometer höchstens 0,30 € gezahlt, geringere Kilometersätze sind erlaubt. Nicht gestattet ist die Abrechnung von Tankquittungen.

Eine Pauschale gibt es auch für Übernachtungen auf Dienstreisen. Mit 20 Euro ist sie jedoch sehr niedrig angesetzt und wird nur für Übernachtungen bei Freunden oder Verwandten angewendet. Erstattet werden darf auch die tatsächliche Hotelrechnung in unbegrenzter Höhe. Das gilt jedoch nur für die reine Übernachtung, nicht für Mahlzeiten oder den Inhalt der Minibar.

Eigene Regeln gibt es für die Erstattung der Kosten für Mahlzeiten während der Dienstreise. Hier dürfen nur Pauschalen für den notwendigen Verpflegungsmehraufwand ausgezahlt werden. Seit 2014 gelten für Reisen innerhalb Deutschlands nur noch zwei Pauschalen, deren Höhe sich nach der Abwesenheit von der Wohnung des Reisenden richtet. Bei einer Dienstreise von mehr als 8 Stunden können 12 Euro erstattet werden. Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden beträgt die Pauschale 24 €. Bei einer mehrtägigen Dienstreise gibt es für den An- und den Abreisetag jeweils 12 Euro. Die Verpflegungspauschale muss jedoch anteilig gekürzt werden, wenn unentgeltlich Mahlzeiten bereitgestellt wurden:

  • für das Frühstück um 20 Prozent
  • für das Mittag um 40 Prozent
  • für die Abendmahlzeit um 40 Prozent

Ausgangsgrundlage für die Kürzung ist dabei die Tageshöchstpauschale von zur Zeit 24 €. Für das Frühstück im Hotel müssen also 4,80 € angerechnet werden, für die anderen Mahlzeiten 9,60 €. Wie teuer die Speisen tatsächlich waren, ist dabei unerheblich. Sogar Snacks oder ein Imbiss zählen als Mahlzeit! Allerdings nur dann, wenn tatsächlich diese Speisen als Ersatz für die Mahlzeit angeboten werden. So gilt die Knabberei der Fluggesellschaft nicht als Mahlzeit, die angebotenen belegten Brötchen in der Mittagspause einer Tagung schon.

Die Abrechnung der Reisekosten gelingt am einfachsten mit Formularen, die Felder mit allen wichtigen Angaben enthalten und durch die Buchhaltung des Unternehmens schnell erfasst werden können.