Was kann bei der Steuer geltend gemacht werden?
Unter den Reisekosten versteht das Finanzamt die Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstelle. Das kann ein anderer Stadtteil sein oder auch ein Flug ins Ausland. Dafür gelten jedoch andere Tarife, die regelmäßig angepasst werden. Eine 2016 aktualisierte Tabelle gibt es auch unter http://www.steuer-schutzbrief.de/steuertipp-rubriken/steuer-tipps/artikel/tabelle-reisekosten-im-ausland-2015.html.
Die Reisekosten unterteilen sich in vier Bereiche:
- Fahrtkosten
- Unterbringung
- Verpflegung und
- Reisenebenkosten
Immer sind genaue Daten und Zweck der Reise anzugeben wie auch weitere Unterlagen (neben der Quittungen) vorzulegen. Dazu gehören etwa Veranstaltungsprogramm oder Korrespondenz mit Geschäftspartnern.
1. Fahrtkosten
Reist der Arbeitnehmer mit dem Firmenwagen, sind die Ausgaben dafür bereits in den Betriebskosten enthalten und fallen nicht gesondert als Reisekosten an.
Bei der Fahrt mit dem Privatfahrzeug gilt: 0,30 € je gefahrenem Kilometer. Ein Leihwagen fällt unter die allgemeinen Betriebsausgaben, sofern er direkt über das Unternehmen gebucht ist. Das gilt gleichermaßen für das Flugzeug. Die Bahnfahrt lässt sich ebenfalls komplett absetzen.
2. Verpflegung
Hinsichtlich der Verpflegung während einer Geschäftsreise sind die Vorgaben des Finanzamtes weitaus strikter als bei den Übernachtungen. Längst nicht alle Ausgaben für Mahlzeiten sind voll absetzbar.
Stattdessen gilt ein Pauschbetrag für den sogenannten Verpflegungsmehraufwand. Er beträgt für den An- und Abreisetag zusammen 12 Euro, bei einer 8 – 24-stündigen Abwesenheit täglich 12 Euro und bei einer mehr als 24-stündigen Abwesenheit 24 Euro.
Der Arbeitnehmer kann sich seine tatsächlichen Mehraufwendungen für die Verpflegung vom Chef erstatten lassen. Erhält er weniger, als er ausgegeben hat, gibt er die Diffenernz in der Steuererklärung an. Der Selbstständige gibt sie in der Steuerklärung unter Berücksichtigung des Pauschbetrags als Betriebsausgaben an.
Sofern bei einer Konferenz Snacks zu einer der regulären Essenszeiten gereicht werden, sind sie ebenfalls mit der Pauschale zu verrechnen.
3. Unterkunft
Die Hotelkosten sind in voller Höhe absetzbar, sofern sie belegt sind. Zu beachten ist dabei, dass seit 2011 bei der Übernachtung selbst lediglich 7 Prozent Umsatzsteuer anfallen, nicht jedoch bei den Mahlzeiten im Hotel.
Daher ist es sinnvoll, die Hotelrechnung nach Übernachtung und Mahlzeiten getrennt ausstellen zu lassen. Ist das nicht möglich, müssen Arbeitnehmer und Selbstständige sie einzeln mit der Verpflegungspauschale verrechnen. Für das Frühstück sind das 20 Prozent, für Mittag- und Abendessen jeweils 40 Prozent.
Einige betrieblich bedingte Ausgaben im Hotel lassen sich als Service-Pauschale zusammenfassen. Das sind etwa Parkgebühren, Schuhputzservice oder Reinigung, sofern nicht konstenfrei. Private Ausgaben wie Pay-TV oder nicht berufliche Telefonate sind abzuziehen. Geschieht das nicht, betrachtet das Finanzamt alles als privat veranlasst.
4. Reisenebenkosten
Darunter fallen alle Ausgaben, die weder Fahrt noch Unterkunft noch Verpflegung betreffen. Das sind etwa
- Taxi, öffentliche Verkehrsmittel, Mietwagen
- Gepäckschließfach
- Parkgebühren
- Maut
- Eintritts-/Trinkgelder
- Telefonate
Sofern alle Belege (eventuell auch Eigenbelege) vorliegen, erstattet der Chef sie dem Arbeitgeber und kann sie in seiner Steuererklärung ansetzen.