Reisekostenabrechnung Beispiel

Aufwendungen für Dienstreisen, wie die beruflich veranlassten Fahrten oft kurz genannt werden, können Selbständige als Betriebskosten absetzen und Arbeitnehmer bei ihrem Arbeitgeber für eine Erstattung einreichen. Die Reisekostenabrechnung bereitet ein wenig Mühe, doch eine gute Vorlage vereinfacht die Arbeit. Wir zeigen Ihnen eine Abrechnung für eine fiktive Reise.

Der Außendienstmitarbeiter Meier besucht im Auftrag seines Arbeitgebers aus München einige Kunden, um neue Produkte vorzustellen. Anschließend besucht er eine Tagung in Frankfurt. Für die Übernachtung bucht er Zimmer in Hotels. In Frankfurt dagegen wird er von Freunden beherbergt. Die Reise beginnt am Montag, am Freitag ist Herr Meier wieder zu Hause. Alle Belege sind ordnungsgemäß ausgestellt. Für die Fahrten nutzt er seinen eigenen PKW, mit dem Arbeitgeber ist ein Kilometersatz von 0,30 € vereinbart.

Kostenart Erläuterung Erstattungsfähige Kosten Erstattungssumme gesamt
Fahrtkosten lt. Fahrtenbuch
Fahrt zum Kunden B. nach Stuttgart Montag – Beginn der Dienstreise 230 km x 0,30 € 69,00 €
Fahrt zum Kunden C nach Ulm Dienstag 92 km x 0,30 € 27,60 €
Fahrt zum Kunden D nach Stuttgart Mittwoch 92 km x 0,30 € 27,60 €
Rückfahrt von Stuttgart nach München Freitag, Ende der Reise 230 km x 0,30 € 69,00 €
Fahrtkosten für Verkehrsmittel
Bahnticket Stuttgart- Frankfurt und zurück Donnerstag und Freitag

  1. Klasse
120,00 € 120,00 €
Taxi zur Unterkunft 15,00 € 15,00 €
Taxi zur Messe 12,00 € 12,00 €
Bus zum Bahnhof 4,50 € 4,50 €
Übernachtungskosten
Hotel in Stuttgart Montag, Übernachtung

Mit Frühstück

80,00 € 60,00 €
Hotel in Ulm Dienstag, Übernachtung 70,00 € 50,00 €
Hotel in Stuttgart Mittwoch, Übernachtung

Mit Frühstück

80,00 € 60,00 €
Übernachtung bei Freunden Donnerstag

Übernachtungspauschale

20,00 € 20,00 €
Nebenkosten der Reise
Parkgebühren Mittwoch – Freitag 45,00 € 45,00 €
Eintrittsgelder
Messe Frankfurt Tagesticket 15,00 € 15,00 €
Mehraufwand für Verpflegung
Montag – 1. Reisetag Pauschale für Anreisetag, Dauer der Abwesenheit ist unwesentlich 12,00 € 12,00 €
Dienstag – 2. Reisetag Pauschale Reisetag mit 24 Stunden Dauer

gekürzt um Sachbezug für Frühstück: 20%

24,00 €

./. 4,80 €

19,20 €
Mittwoch – 3. Reisetag Pauschale Reisetag mit 24 Stunden Dauer 24,00 € 24,00 €
Donnertag – 4. Reisetag Pauschale Reisetag mit 24 Stunden Dauer

gekürzt um Sachbezug für Frühstück: 20%

Gekürzt um Sachbezug für Mittag: 40% (der Arbeitgeber stellt Essenmarken bereit)

24,00 €

./. 4,80 €

./. 9,60

9,60 €
Freitag – 5. Reisetag Pauschale Abreisetag, Dauer der Abwesenheit ist unwesentlich 12,00 € 12,00 €
Gesamt 671,50 €