Aufwendungen für Dienstreisen, wie die beruflich veranlassten Fahrten oft kurz genannt werden, können Selbständige als Betriebskosten absetzen und Arbeitnehmer bei ihrem Arbeitgeber für eine Erstattung einreichen. Die Reisekostenabrechnung bereitet ein wenig Mühe, doch eine gute Vorlage vereinfacht die Arbeit. Wir zeigen Ihnen eine Abrechnung für eine fiktive Reise.
Der Außendienstmitarbeiter Meier besucht im Auftrag seines Arbeitgebers aus München einige Kunden, um neue Produkte vorzustellen. Anschließend besucht er eine Tagung in Frankfurt. Für die Übernachtung bucht er Zimmer in Hotels. In Frankfurt dagegen wird er von Freunden beherbergt. Die Reise beginnt am Montag, am Freitag ist Herr Meier wieder zu Hause. Alle Belege sind ordnungsgemäß ausgestellt. Für die Fahrten nutzt er seinen eigenen PKW, mit dem Arbeitgeber ist ein Kilometersatz von 0,30 € vereinbart.
Kostenart | Erläuterung | Erstattungsfähige Kosten | Erstattungssumme gesamt |
Fahrtkosten lt. Fahrtenbuch | |||
Fahrt zum Kunden B. nach Stuttgart | Montag – Beginn der Dienstreise | 230 km x 0,30 € | 69,00 € |
Fahrt zum Kunden C nach Ulm | Dienstag | 92 km x 0,30 € | 27,60 € |
Fahrt zum Kunden D nach Stuttgart | Mittwoch | 92 km x 0,30 € | 27,60 € |
Rückfahrt von Stuttgart nach München | Freitag, Ende der Reise | 230 km x 0,30 € | 69,00 € |
Fahrtkosten für Verkehrsmittel | |||
Bahnticket Stuttgart- Frankfurt und zurück | Donnerstag und Freitag
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120,00 € | 120,00 € |
Taxi zur Unterkunft | 15,00 € | 15,00 € | |
Taxi zur Messe | 12,00 € | 12,00 € | |
Bus zum Bahnhof | 4,50 € | 4,50 € | |
Übernachtungskosten | |||
Hotel in Stuttgart | Montag, Übernachtung
Mit Frühstück |
80,00 € | 60,00 € |
Hotel in Ulm | Dienstag, Übernachtung | 70,00 € | 50,00 € |
Hotel in Stuttgart | Mittwoch, Übernachtung
Mit Frühstück |
80,00 € | 60,00 € |
Übernachtung bei Freunden | Donnerstag
Übernachtungspauschale |
20,00 € | 20,00 € |
Nebenkosten der Reise | |||
Parkgebühren | Mittwoch – Freitag | 45,00 € | 45,00 € |
Eintrittsgelder | |||
Messe Frankfurt | Tagesticket | 15,00 € | 15,00 € |
Mehraufwand für Verpflegung | |||
Montag – 1. Reisetag | Pauschale für Anreisetag, Dauer der Abwesenheit ist unwesentlich | 12,00 € | 12,00 € |
Dienstag – 2. Reisetag | Pauschale Reisetag mit 24 Stunden Dauer
gekürzt um Sachbezug für Frühstück: 20% |
24,00 €
./. 4,80 € |
19,20 € |
Mittwoch – 3. Reisetag | Pauschale Reisetag mit 24 Stunden Dauer | 24,00 € | 24,00 € |
Donnertag – 4. Reisetag | Pauschale Reisetag mit 24 Stunden Dauer
gekürzt um Sachbezug für Frühstück: 20% Gekürzt um Sachbezug für Mittag: 40% (der Arbeitgeber stellt Essenmarken bereit) |
24,00 €
./. 4,80 € ./. 9,60 |
9,60 € |
Freitag – 5. Reisetag | Pauschale Abreisetag, Dauer der Abwesenheit ist unwesentlich | 12,00 € | 12,00 € |
Gesamt | 671,50 € |