Reisekostenabrechnung – Tipps für Freiberufler und andere Selbstständige
Im deutschen Steuerrecht gibt es regelmäßig gesetzliche Neuerungen. Das gilt auch für die Reisekosten, die im Jahr 2014 reformiert wurden und alljährlich Änderungen erfahren, so auch 2016. Welche Aufwendungen gehören zu den Reisekosten, wie werden sie steuerlich behandelt und was ist insbesondere für Freiberufler und andere Selbstständige zu beachten?
Welche Aufwendungen zu den Reisekosten gehören
Regelmäßig setzen sich die Reisekosten aus den Fahrtkosten, den Übernachtungskosten, den Verpflegungskosten sowie den Reisenebenkosten zusammen. Die Fahrtkosten können Ausgaben für öffentliche Verkehrsmittel wie Bus und Bahn, für Fahrten mit dem Pkw und für Flüge sein. Übernachtungskosten entstehen bei mehrtägigen Fahrten, wodurch Hotelübernachtungen in einem Hotel erforderlich werden. Zu den Reisenebenkosten gehören die Kosten, die nicht Fahrtkosten, Verpflegungskosten oder Übernachtungskosten sind, zum Beispiel eine Reisegepäckversicherung sowie Kosten für die Beförderung oder Aufbewahrung des Gepäcks.
Die steuerliche Behandlung der Reisekosten
1. Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte und auswärtige Tätigkeiten
Durch die Reisekostenreform wurde der Begriff „regelmäßige Arbeitsstätte“ durch den Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“ ersetzt. Das ist der Ort, an dem sich ein Unternehmer mindestens ein Drittel der Woche aufhält. Hat ein Unternehmer mehrere Büros oder Betriebsstätten, ist zu klären, ob es sich um Fahrten zwischen der Wohnung und der Betriebsstätte oder um Fahrten im Rahmen einer auswärtigen Tätigkeit handelt. Für die Abgrenzung kommt es entscheidend darauf an, welcher Ort der Mittelpunkt der auf Dauer angelegten betrieblichen Tätigkeit ist. Das bedeutet, dass alle Betriebsstätten oder Büros, die nicht Mittelpunkt der betrieblichen Tätigkeit sind, als auswärtige Tätigkeiten gewertet und somit als Reisekosten steuerlich in Abzug gebracht werden können. Lebt ein Unternehmer zeitweise an einer anderen Tätigkeitsstätte, dann gilt das als zweiter Wohnsitz, und er kann die hierfür entstandenen Ausgaben im Rahmen der doppelten Haushaltsführung geltend machen.
2. Kosten für Verpflegung
Zu den für einen Unternehmer im Rahmen einer auswärtigen Tätigkeit anfallenden Reisekosten gehören auch die Kosten für die Übernachtung sowie für die Verpflegung. Neu ist seit der Reisekostenreform, dass es für Verpflegungsmehraufwendungen anstelle von drei nur noch zwei Pauschbeträge gibt. Außerdem differenziert der Gesetzgeber nun zwischen ein- und mehrtägigen Geschäftsreisen. Steuerlich geltend gemacht werden können also nicht die tatsächlich für die Verpflegung aufgewendeten Kosten. Stattdessen wird der Verpflegungsmehraufwand als Pauschale angerechnet, deren Höhe abhängig ist von der Dauer der häuslichen Abwesenheit. Bei einer Abwesenheit ab 8 bis 24 Stunden können 12 Euro als Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden. Sind es mehr als 24 Stunden, beträgt der Verpflegungsmehraufwand 24 Euro, wobei für Reisen ins Ausland andere Sätze gelten. Sofern es sich um eine mehrtägige Geschäftsreise mit Übernachtung handelt, werden der Anreise- und Abreisetag jeweils gesondert mit jeweils 12 Euro pauschal veranschlagt. Handelt es sich allerdings um eine eintägige Geschäftsreise, kann am Anreisetag beziehungsweise am Abreisetag nur dann eine Pauschale von 12 Euro angesetzt werden, wenn die Reise am jeweiligen Tag mindestens acht Stunden gedauert hat.
3. Übernachtungskosten
Übernachtungskosten müssen lückenlos mit Belegen nachgewiesen werden. Im Unterschied zum Verpflegungsmehraufwand können die tatsächlichen Kosten für Übernachtungen als Reisekosten steuerlich in Abzug gebracht werden. Dann gilt allerdings der ermäßigte Steuersatz in Höhe von sieben Prozent. Wegen des Steuersatzes müssen die Kosten für die Mahlzeiten wie Frühstück, Mittagessen und Abendessen getrennt ausgewiesen werden, da für sie der Umsatzsteuersatz von 19 Prozent gilt.
Aktuelle Gesetzesänderungen für die Reisekostenabrechnung
Seit dem 1. Januar 2016 haben sich die Sachbezugswerte für Verpflegung geändert. Beim Frühstück sind sie von 1,63 auf 1,67 Euro gestiegen, während der Sachbezugswert beim Mittagessen und Abendessen von jeweils 3 Euro auf 3,10 Euro erhöht wurde. Für die Geltendmachung der Verpflegungspauschale in der Steuererklärung gibt es monatliche Obergrenzen, die beim Frühstück bei 50 Euro sowie beim Mittagessen und Abendessen bei jeweils 93 Euro liegen.