Reisekosten für Auslandsreisen richtig abrechnen
Geschäftliche Auslandsreisen sind in vielen Betrieben nicht unüblich, die Abrechnung der Reisekosten unterschiedet sich jedoch von der Abrechnung der Reisekosten für Reisen innerhalb Deutschlands. Damit alles glatt läuft und keine unerwarteten Überraschungen auftreten, ist es wichtig, sich mit den Pauschalen und den Regeln zum Thema Abrechnung der Auslandsreise(n) vertraut zu machen. Die wichtigsten Fragen und Punkte sollen im folgenden Text beantwortet werden.
Muss der Arbeitgeber die Kosten für die Dienstreise übernehmen?
Generell gilt, dass ein Arbeitgeber Kosten, die aufgrund einer Dienstreise entstehen, tragen muss. Dazu gehören zum Beispiel Reisenebenkosten, Übernachtungskosten oder der Verpflegungsmehraufwand. Auch Fahrkarten, Benzinkosten oder Flugtickets können jedoch abgerechnet werden. In der Praxis erlaubt das Gesetz jedoch durchaus, dass ein Unternehmen individuelle Regelungen bezüglich der Dienstreisen seiner Angestellten trifft. Werden die Kosten der Dienstreise nicht oder nur teilweise vom Arbeitgeber getragen, so können Sie die verbleibenden Kosten jedoch steuerlich geltend machen. Grundsätzlich ist die Erstattung durch das Unternehmen für Sie jedoch günstiger.
Was kann abgerechnet werden?
Eine häufige Frage ist die, was überhaupt an Reisekosten bei Auslandsreisen abgerechnet werden kann. Hier gilt generell dasselbe Prinzip, wie auch für Reisen in Deutschland. Lediglich die Pauschalen sind bei Auslandsreisen verschieden. Das heißt also: Generell bekommen Sie Übernachtungskosten sowie den Verpflegungsmehraufwand abgerechnet. Auch eventuelle andere Reisenebenkosten, wie Telefon- und Faxkosten, Fahrkarten, etc. können Sie geltend machen. Wichtig ist hier aber, dass die Verhältnismäßigkeit stimmt! Reisen erster Klasse, Luxushotels oder ein Limousinen Service zum Beispiel werden sehr wahrscheinlich beim Arbeitgeber auf wenig Freude stoßen und auch das Finanzamt erkennt solche überzogenen Leistungen nicht an. Ordnet der Arbeitgeber hingegen explizit ein Hotel oder zum Beispiel die Reise 1. Klasse in der Bahn an, so sieht die Sache natürlich wieder ganz anders aus.
Welche Pauschalen gelten bei der Abrechnung von Dienstreisen ins Ausland?
Welche Pauschalen gezahlt werden, hängt von dem Land ab, in welches Sie sich für Ihre Dienstreise begeben. Tabellen für die genaue Darstellung der Beträge sind für jedes Jahr im Internet zu finden. Generell gilt, dass der Pauschalbetrag für das Land gezahlt wird in dem der Mitarbeiter tätig wird. Dabei ist die Zeit entscheidend, zu der sich der Mitarbeiter im Land befindet und wie lange er sich dort aufhält. Bei Reisen mit dem Flugzeug gilt der Flughafen bereits als Ausland. Bei Dienstreisen mit der Bahn oder dem PKW müssen Sie den Zeitpunkt des Grenzübertritts auf der An- und Abreise genau dokumentieren. Etwas anders sieht die Regelung für Sie aus, wenn Sie sich nur auf einer Tagesreise befinden. In diesem Fall gilt wie oben genannt der letzte Tätigkeitsort für die Pauschale, ohne eventuelle Zwischenstopps in anderen Ländern.
Welche Dokumente sollte man aufbewahren?
Grundsätzlich sollte man alle Rechnungen und Quittungen aufbewahren, die man für die Reise erhalten kann. Für bestimmte Kostenpunkte gibt es jedoch Pauschalen, die auch ohne eine Rechnung gezahlt werden. Dazu zählen z.B. die Hotelkosten. Andere Kostenpunkte, wie z. B. Telefongespräche können auch selbst dokumentiert werden, wenn keine Quittung verfügbar ist. In diesen Fällen ist es wichtig, die genauen Kosten (sofern möglich) und den Umfang der Leistungen (z.B. Dauer des Gesprächs, Datum, Gesprächspartner, Grund des Anrufs, etc.) zu dokumentieren und anschließend mit Datum zu signieren.